این مقاله به بررسی ضرورت ارزیابی عملکرد سازمان ها، نواقص مدل های سنتی و معرفی رویکردهای نوین ارزیابی جهت تحقق اثربخشی و توسعه پایدار می پردازد.
ارزیابی عملکرد سازمان ها
در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب ناپذیر نموده است؛ به گونه ای که فقدان نظام ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان را، اعم از ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژی ها؛ به عنوان یکی از علائم بیماری های سازمان قلمداد می نمایند.
مسئله ارزیابی عملکرد سالیان زیادی است که محققان و کاربران را به چالش واداشته است. سازمان های تجاری در گذشته تنها از شاخص های مالی به عنوان ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می کردند، تا اینکه “کاپلن و نورتن” در اوایل دهه ۱۹۸۰ پس از بررسی و ارزیابی سیستم های حسابداری مدیریت، بسیاری از ناکارایی های این اطلاعات را برای ارزیابی عملکرد سازمان ها نمایان ساختند که این ناکارایی ناشی از افزایش پیچیدگی سازمان ها، پویایی محیط و رقابت بازار بود.
هر سازمان به منظور اگاهی از میزان مطلوبیت و مرغوبیت فعالیت های خود بالاخص در محیط های پیچیده و پویا نیاز مبرم به ارزیابی دارد. از سوی دیگر فقدان وجود نظارم ارزیابی و کنترل در یک سیستم به معنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمان تلقی می گردد که پیامدهای آن کهولت و نهایتاً مرگ سازمان است.
ممکن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یکباره آن، از سوی مدیران عالی سازمان ها احساس نشود. لکن مطالعات نشان می دهد فقدان نظام کسب بازخورد امکان انجام اصلاحات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت های سازمان را غیرممکن می نماید، سرانجام این پدیده مرگ سازمانی است. (عادلی، ۱۳۸۴، ص ۱۲۵)
با وجود این نگرش رشته حسابرسی بدنبال این تغییرات در اقتصاد سازمان و بین الملل خواستار منطبق سازی فرآیندهای ممیزی و نتایج حاصله از آن در تطابق با نیازهای گروه های ذینفعان بوده است و بر همین اساس در شیوه ها و مدل های حسابرسی خود از جمله حسابرسی مالی، مدیریت، رعایت، عملکرد و … و سیستم های گزارشگری در این رشته تغییراتی را بعمل آورده است تا بلکه با ایجاد تغییرات مذکور نگرش جامعه را نسبت به ارضاء سطح انتظارات و پاسخگویی به نیازهای آن ها صورت دهد بنابراین این چالش درخصوص الزام به تغیر و منطبق سازی سطح نیازهای استفاده کنندگان جهت ارزیابی عملکرد سازمان ها و جامعه در این رشته همواره وجود داشته است و شاید بر همین اساس است که این رشته علمی جزء گروه رشته های منابع انسانی گردیده است.
لذا امروزه غالب مدیران سیستم ها و ممیزی در سازمان ها معتقدند که علیرغم تغییرات سریع صورت پذیرفته در رشته حسابداری و حسابرسی جهت جامع نمودن سیستم های ارزیابی عملکرد در سازمان ها از جمله شناسایی و بکارگیری اطلاعات در حسابرسی عملکرد، مدیریت حسابرسی رعایت، حسابرسی جامع و … روش و شیوه نوین استفاده از سیستم های ارزیابی عملکرد (Performance Measurement System) که تنها بر شاخص های مالی متکی هستند می تواند موجب بروز مشکلاتی برای سازمان شود که برخی از این مشکلات به شرح زیر است:
- از آنجا که شاخص های مالی با استراتژی های سازمان ارتباط پیدا نمی کنند ممکن است با اهداف استراتژیک سازمان تضاد داشته باشند و موجب پدید آمدن مشکلاتی در تدوین استراتژی شوند. به عنوان مثال افراط در استفاده از “نرخ برگشت سرمایه” می تواند تنها به بهبودهای کوتاه مدت منجر شود.
- معیارهای سنتی نظیر کارایی هزینه و مطلوبیت، ممکن است باعث فشار آمدن به مدیران در جهت توجه به نتایج کوتاه مدت شده و در نتیجه هیچگونه حرکتی به سمت بهبود صورت نگیرد.
- شاخص های مالی قادر به تشخیص هزینه های کیفی به شکل دقیق و مناسب نیستند و تنها تولید بیشتر را تشویق می کنند. (Ghalayini, Noblea& Crowe, 1997, pp.25)
نواقص و کمبودهای سیستم های سنتی ارزیابی عملکرد به انقلابی در مدیریت عملکرد منجر شد به طوری که محققان و کاربران به سمت خلق سیستم های نوین ارزیابی عملکرد حرکت کردند که اهداف و محیط فعلی را مورد توجه قرار دهند و بدین ترتیب فرآیندهای ارزیابی متعددی برای استفاده سازمان های مختلف ایجاد گردید و این مدل ها همواره رو به تغییر و توسعه بوده است از طرفی دیگر چالش مهم در این خصوص توجه به امکان پاسخگویی به این سطح از نیازها توسط مدل های نوین تدوین شده از جمله حسابرسی عملکرد و یا حسابرسی جامع می باشد بطوریکه این سوال مطرح خواهد شد که آیا در شرایط فعلی که موضوع استفاده از مدل های کارا و اثربخش در اتخاذ سیستم ها در هرکدام از این مدل های ارزیابی و ممیزی مطرح می باشد آیا ضرورت دارد که سازمان ها اقدام به استفاده از مدل ها و روش های موازی و چندباره که هر کدام حداقل در بخش عمده ای از فرآیندها یکسان عمل می نمایند صورت پذیرد یا اینکه با انتخاب یک مدل نهایی بهترین شیوه و مدل جامع را اتخاذ نمود تا یکی از مهمترین مفاهیم ارزیابی عملکردها که همان اثربخشی می باشد را مورد توجه قرار داد.
چرا که در هیچکدام از مدل های ارزیابی صرف یک رشته علمی و تخصیصی جاری نبوده و تیم ممیزی می بایست شامل ترکیبی از گروه ها و نیروهای تخصیصی از رشته های تحصیلی و علمی، صنایع، بازرگانی، حقوقی، سیستم و … می بایست وجود داشته باشند تا از طریق ارزیابی صحیح شاخص ها و روابط علت و معلولی آن امکان ارزیابی صحیح مطابق با مدل ها را مورد توجه قرار داده و بطوریکه در صورت اجرای یک حسابرسی عملکرد صحیح تیم متخصص نیازمند اجرای کامل این فرآیند متشکل از متخصص از رشته های مختلف علمی حسب وضعیت سازمان مربوطه می باشد که شاید این موضوع نیز در جامعه حرفه ای ما ………. مانده است.
ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد:
تداوم در ارتقای عملکرد سازمان ها منجر به شکل گیری نیرویی قدرتمند به نام هم افزایی (Synergy) می شود؛ نیرویی که می تواند پشتوانه ای موثر برای تحقق برنامه های توسعه، رشد پایدار و ایجاد زمینه های تعالی در سطح سازمانی باشد. در این راستا، دولت ها، نهادها و مجموعه های سازمانی، نقش هایی اثرگذار و پیش برنده ایفا می کنند. اگر سازمانی در مسیر پیشرفت خود، به سنجش دقیق میزان تحقق اهداف، بررسی میزان اجرای سیاست های از پیش طراحی شده، شناسایی چالش ها و موانع موجود و دریافت بازخوردهای لازم توجه نکند، امکان دستیابی به بهبود مستمر در عملکرد آن وجود نخواهد داشت. در حقیقت، همه این فرآیندهای حیاتی، در نبود ابزارهای دقیق سنجش و نظام های ارزیابی مناسب، قابلیت اجرا و پیگیری نخواهند داشت.